Hogyan írj profi hivatalos levelet angolul? A hivatalos levél 7 aranyszabálya
A hivatalos levél írásának is vannak olyan aranyszabályai, amiket nem árt betartani, ha állásvadászaton jársz, nemzetközi partnerekkel levelezel, vagy külföldi hivatalnál érdeklődsz valami iránt. A cikkből kiderül, hogy milyen részekből áll egy hivatalos levél, milyen tartalmi és formai elemekre kell odafigyelned írás közben + adok hozzá gyakorlati példákat, azonnal használható mintákat is. Végül megmutatom a hivatalos levél 7 aranyszabályát, amivel a leveled nem végzi a spam, vagy „később válaszolni” mappában.
A címzett neve, titulusa, vagy annak a cégnek a neve, akinek a levelet írod
Dátum: nap, hónap, év (a sorrend fontos, mindig figyelj rá)
Megszólítás (erre még később visszatérünk)
Bevezetés (itt kell leírnod, hogy mi a leveled tárgya)
Tartalom (tudom, az iskolában „tárgyalásnak” hívják, de a lényeg, hogy ez a leveled tartalmi része, a mondandód veleje)
Befejezés
Elköszönés
Aláírás
Hogyan szólítsd meg a címzettet, amikor hivatalos levelet írsz?
Ha nem ismered azt az embert, akinek a levelet írod, akkor a megszólítás minden esetben „Dear Sir/Madam”. Ha ismered a személyt, akinek írsz, akkor pedig a vezetéknevén szólítsd meg, csak tedd elé, hogy „Dear Mr/Miss/Ms/Mrs”. Fontos, hogy a baráti levéllel ellentétben a megszólítás után nem kell semmilyen írásjelet tenned. Nincs se vessző, nincs felkiáltójel.
Mit írj a hivatalos levél bevezetésében?
A lényeget. Az angol hivatalos levél tömör, egyszerű, nincs teletömve töltelékmondatokkal. A bevezetésben ne ködösíts, de ne is untasd halálra a címzettet barokkos tiszteletkörökkel. Ne cifrázd: kerüld a körmondatokat, próbáld meg a lehetőségekhez képest egyszerűen, érthetően és világosan kifejezni, hogy miért írsz, és mit szeretnél vele elérni.
Mit írj a hivatalos levél tárgyalásában?
A bevezetőhöz képest nem lesz benne sok új információ, de figyelj arra, hogy az udvariassági formák mellett tényleg csak az kerüljön a szövegbe, amivel kapcsolatban írsz. Kevés cégvezető, HR-es, vagy ügyintéző olvas el önszántából hosszú hivatalos leveleket: a tárgyalásban is húzz ki minden felesleges kifejezést és messzire kerüld el a szószaporítást.
Hogyan zárd le a hivatalos levelet?
Ha mindent elmondtál a tárgyalásban, akkor már csak le kell zárnod a levelet. Mutatok két mintazárást, amivel nem lőhetsz mellé:
Thank you for your consideraton. If you have any furher questions, please do not hesitate to contact me. I look forward to hearing from you. – Köszönöm, hogy időt szakított rám/levelemre! Ha további kérdése lenne, kérem, ne habozzon megkeresni! Várom mielőbbi válaszát!
I kindly ask you to attend to this matter as soon as possible. I look forward to hearing from you. – Nagyon kérem, hogy intézkedjen, amilyen hamar csak lehet! Várom mielőbbi válaszát!
Ha ismered a levél címzettjét: „Yours sincerely” (amerikai angolban: „Sincerely yours”, vagy „Truly yours”)
Ha nem ismered a levél címzettjét: „Yours faithfully” (amerikai angolban: „Sincerely yours”, vagy „Truly yours”)
Hasznos szófordulatok, amiket bátran bedobhatsz egy hivatalos levélben
I am writing to enquire… – Azért írok, hogy érdeklődjem…
I regret to inform you…– Sajnálattal közlöm, hogy…
You will be informed of… – Tájékoztatni fogjuk…
I would like to be informed of…– Szeretném, ha tájékoztatnának…
I would be happy to attend an interview at your convenience. – Örömmel részt vennék egy meghallgatáson, amikor önnek megfelel.
Should you require any further information do not hesitate to contact me. – Ha további információra van szüksége, bátran keressen meg.
I would be grateful if you could… – Hálás lennék, ha tudna…
I look forward to hearing from you. – Nagyon várom a válaszát.
A hivatalos levél 7 aranyszabálya
I. szabály: ne használj összevont alakokat Az informális, baráti levéllel ellentétben, itt NEM LEHET összevont alakokat használni (it’s, we’re, didn’t, stb.), csak rendesen külön írva: DO NOT, IT IS stb. II. szabály: mindig nagybetűvel kezdd a leveledet Triviálisnak tűnik, de mivel a legtöbben elvétik az írásjelszabályt (emlékszel rá, nem teszünk se vesszőt, se felkiáltójelet a megszólítás után), kisbetűvel folytatják a bevezetésben. Ez nem csak akkor igaz, ha „I”-al kezdődik a leveled (mivel az mindig nagy), de minden más esetben is. III. szabály: ne mutatkozz be a levél elején Lehet, hogy a magyar fülnek furcsán cseng, de az angol hivatalos levél bevezetésében nem a bemutatkozással, hanem a levél tárgyának megjelölésével kezdünk. Ne árulj zsákbamacskát: egyből közöld, hogy miért, milyen célból írod a levelet. Ez nem udvariatlanság, sőt, az angolszász (írás)kultúra lényegre törő stílusa előtti tisztelgés. IV. szabály: használj többes számot, ha kell Ha egy nagyobb vállalat, vagy intézmény nevébenírsz hivatalos levelet, akkor ne a saját nevedben írj, hanem használj bátran többes számot. Figyelj arra, hogy a személyes névmást ne váltogasd a levélben. V. szabály: egyszerűség, célirányosság, tömörség Nem tudom eléggé hangsúlyozni, hogy mennyire fontos az egyszerű, tömör, célirányos és lényegre törő fogalmazás egy hivatalos levélben. Előre határozd meg, hogy mit akarsz közölni, szedd össze a szükséges információkat, rendezd őket logikai sorrendbe és a létező legegyszerűbben írd le. Ne hagyd magad eltéríteni az előre meghatározott logikai, ok-okozati láncolattól! Legyen határozott vonalvezetése a levelednek, és brutálisan irts ki minden olyan gondolatot a szövegből, ami összekuszálná a leveledet. VI. szabály: a stílus maga a hivatalos levélFogalmazz egyszerűen, közérthetően, kerüld a nehézkes, többszörösen összetett kifejezéseket, vagy ritka igéket. Ne használj rövidítéseket, hétköznapi kifejezéseket, vagy szlenget, mert ciki lesz tőle a leveled. Ne halmozd a mellékneveket, ha azzal csak fölöslegesen „habosítani” akarod a mondandódat, viszont bátran tegyél a szövegbe, ha úgy érzed, hogy anélkül a jelző nélkül kevésbé lenne kifejező a leveled. VII. szabály: találd el a hangulatotA hivatalos levél hangulatát 99%-ban a címzetthez fűződő viszonyod adja meg. Ha hivatalos ügyben írsz egy állami szervnek, akkor legyél a létező legformálisabb (és legrövidebb, ha választ is szeretnél kapni a leveledre). Viszont, ha egy stabil és hosszú múltra visszatekintő üzleti partnerkapcsolatról van szó, akkor lehetsz közvetlenebb és lazább. De ilyen is vigyázz arra, hogy tényekről beszélj, és a levél céljára fókuszálj, mert ez még mindig nem baráti levél.
Ha igazán jó angoltudásra vágysz, akkor tudnod kell beszélni is a nyelvet. Ezért azt javaslom, hogy válassz beszédközpontú tanfolyamot. Ha szeretnéd kipróbálni a mi 100% beszéd, 0% könyv módszerünket, akkor első lépésként kérj visszahívást tőlünk!
