Instant túlélőkészlet angol nyelvű konferenciahívásokhoz

Egy üzleti telefonhívás lebonyolítása még akkor sem egyszerű feladat, ha az anyanyelveden kell lefolytatni, egyetlen személlyel.

Ha azonban angol nyelven kell érvényesülni, ráadásul egy konferenciahívás keretein belül, garantáltan megizzadnak azok is, akiknek van már tapasztalatuk ebben.

Hogy elkerüld a kínos pillanatokat, összefoglaltuk, hogy mire kell figyelned egy angolnyelvű konferenciahívás alkalmával.

Divatba jöttek a konferenciahívások

A Skype-ot jelenleg a világ vállalkozásainak egyharmada használja, de ezenkívül is számtalan olyan szoftver létezik, amelyeket több ember egyidejű videó- és audiokommunikációs beszélgetése során használhatunk. Hogy csak néhányat említsünk, ilyen a Face Time, a Google Talk a MegaMeeting is.

Ezekre azért van szükség, mert a legtöbb nagyvállalat – sőt, egyre több kkv is – nemzetközi vizekre evez, így külföldi partnerekkel és munkavállalókkal is tartanunk kell a kapcsolatot. És itt jön képbe az angoltudás, amely ezen folyamat elengedhetetlen része.

Ezekre mindenképpen készülj fel, mielőtt tárcsáznál

Ha azt gondolod, hogy egy angolul zajló konferenciahívás során kizárólag nyelvi akadályokba ütközöl majd, ki kell ábrándítsunk, tévedsz. A Shannon-Weaver-modell ugyanis már évtizedekkel ezelőtt felvázolta nekünk, hogyan is tevődik össze a kommunikációs tér. Az információforrás és a címzett között ugyanis számos dolog zavarhatja a jelet, amely jelentősen rontja az üzenet dekódolásának esélyét.

Egy konferenciahívás során ilyen például a közeg, hiszen egyszerre több ember is beszélhet, ezáltal jelentősen zavarva a kommunikációs csatornát. A különféle technikai gubancokról már ne is beszéljünk. Előfordulhat ugyanis, hogy a beszélgetést a rossz hangminőség és a különböző háttérzajok is nehezítik, az egyébként is komplikált és nehézkes témák mellett. Az egyes beszélők különféle akcentusairól már nem is szólva.

Készülj fel technikailag

Az első, hogy a konferenciabeszélgetés előtt ismerd meg a szoftvert, próbáld ki néhányszor, hogy ne élesben derüljön ki, ha valamit nem tudsz róla. Ezt követően foglalj egy olyan helyiséget, ahol nincs zsibvásár, és nyugodtan, csendben tudsz beszélgetni a partnereiddel.

Gyakorold be a kulcsszavakat

Amikor előadást, konferenciát tartasz, bizonyára megvannak az anyagaid kulcsszavai. Ha ezekből felkészülsz, akkor két legyet ütsz egy csapásra. Egyrészt tisztább lesz a gondolatmenet, amit közölni akarsz, másrészt nem lesz problémád például azzal, hogy a kiejtésedből vagy a félreérthető körülírásból adódóan elcsúszik a kommunikáció.

Ismered a napirendet?

Sokkal könnyebb dolgod van a felkészülést illetően, ha előre tudod, milyen pontok szerint zajlik majd a beszélgetés. Ráadásul magadhoz is ragadhatod az irányítást, ezzel növelve az elismerésed.

Ehhez jól jönnek a következő mondatok:

• “The purpose of this call is …”, vagyis “A hívás célja …”
• “I’d like to describe our agenda:”, azaz “Szeretném ismertetni a napirendünket:”
• “We need to discuss the …”, magyarul: “Meg kell beszélnünk a …”

Ne szakítsd félbe senki mondandóját

Elképesztően kellemetlen és kontraproduktív lehet, ha egy konferenciabeszélgetés során valaki nem tudja, mikor van rajta a sor. Vannak azonban szituációk, amikor kénytelenek vagyunk félbeszakítani egy monológot. Ilyenkor sem mindegy azonban, hogyan tesszük. Ha azt mondod: “I’d like to raise an objection to…” (Szeretnék kifogást emelni az ellen, hogy …), garantáltan szerzel néhány jó pontot.

Hogyan köszönj el?

Ne feledd, sosem zárunk le egy konferenciabeszélgetést anélkül, hogy összegeznénk az elhangzottakat – ehhez nem árt jegyzetelni sem. Ezt követően pedig – ahogyan azt mindig is tanították -, el kell köszönnünk a résztvevőktől.

Ha te vezetted a beszélgetést, köszönd meg mindenkinek a részvételt, és ezt követően búcsúzz.

Például így: “Thank you for your time, our call is near to its end. In the discussion, we covered the following points” = “Köszönöm az idejüket, a hívás a végéhez közeledik. A beszélgetés során a következő pontokat érintettük / vitattuk meg”. Ezt követően még biztosíthatod a résztvevőket, hogy a napirendi pontokat e-mailben is továbbítod számukra: “I’ll send you a memo about these topics within a day or two”, vagyis “Egy-két napon belül küldök egy emlékeztető e-mailt ezekről a témákról.

Ha pedig úgy érzed, még nem vagy elég felkészült egy angol konferenciabeszélgetés lebonyolításához, vegyél részt ingyenes szintfelmérőnkön, majd fejleszd anyanyelvi szintre az angol beszédkészséged: