Hogyan írj profi hivatalos levelet angolul? A hivatalos levél 7 aranyszabálya

A hivatalos levél írásának is vannak olyan aranyszabályai, amiket nem árt betartani, ha állásvadászaton jársz, nemzetközi partnerekkel levelezel, vagy külföldi hivatalnál érdeklődsz valami iránt.

A cikkből kiderül, hogy milyen részekből áll egy hivatalos levél, milyen tartalmi és formai elemekre kell odafigyelned írás közben + adok hozzá gyakorlati példákat, azonnal használható mintákat is. Végül megmutatom a hivatalos levél 7 aranyszabályát, amivel a leveled nem végzi a spam, vagy „később válaszolni” mappában.

Milyen részei vannak a hivatalos levélnek?

• A Te címed
• A címzett neve, titulusa, vagy annak a cégnek a neve, akinek a levelet írod
• Dátum: nap, hónap, év (a sorrend fontos, mindig figyelj rá)
• Megszólítás (erre még később visszatérünk)
• Bevezetés (itt kell leírnod, hogy mi a leveled tárgya)
• Tartalom (tudom, az iskolában „tárgyalásnak” hívják, de a lényeg, hogy ez a leveled tartalmi része, a mondandód veleje)
• Befejezés
• Elköszönés
• Aláírás

Hogyan szólítsd meg a címzettet, amikor hivatalos levelet írsz?

Ha nem ismered azt az embert, akinek a levelet írod, akkor a megszólítás minden esetben „Dear Sir/Madam”.

Ha ismered a személyt, akinek írsz, akkor pedig a vezetéknevén szólítsd meg, csak tedd elé, hogy „Dear Mr/Miss/Ms/Mrs”.

Fontos, hogy a baráti levéllel ellentétben a megszólítás után nem kell semmilyen írásjelet tenned. Nincs se vessző, nincs felkiáltójel.

Mit írj a hivatalos levél bevezetésében?

A lényeget. Az angol hivatalos levél tömör, egyszerű, nincs teletömve töltelékmondatokkal. A bevezetésben ne ködösíts, de ne is untasd halálra a címzettet barokkos tiszteletkörökkel.

Ne cifrázd: kerüld a körmondatokat, próbáld meg a lehetőségekhez képest egyszerűen, érthetően és világosan kifejezni, hogy miért írsz, és mit szeretnél vele elérni.

Mit írj a hivatalos levél tárgyalásában?

A bevezetőhöz képest nem lesz benne sok új információ, de figyelj arra, hogy az udvariassági formák mellett tényleg csak az kerüljön a szövegbe, amivel kapcsolatban írsz. Kevés cégvezető, HR-es, vagy ügyintéző olvas el önszántából hosszú hivatalos leveleket: a tárgyalásban is húzz ki minden felesleges kifejezést és messzire kerüld el a szószaporítást.

Hogyan zárd le a hivatalos levelet?

Ha mindent elmondtál a tárgyalásban, akkor már csak le kell zárnod a levelet.

Mutatok két mintazárást, amivel nem lőhetsz mellé:

• Thank you for your consideraton. If you have any furher questions, please do not hesitate to contact me. I look forward to hearing from you. – Köszönöm, hogy időt szakított rám/levelemre! Ha további kérdése lenne, kérem, ne habozzon megkeresni! Várom mielőbbi válaszát!
• I kindly ask you to attend to this matter as soon as possible. I look forward to hearing from you. – Nagyon kérem, hogy intézkedjen, amilyen hamar csak lehet! Várom mielőbbi válaszát!

Az elköszönésnél külön opció van arra, ha ismered, és ha nem ismered a címzettet.

• Ha ismered a levél címzettjét: „Yours sincerely” (amerikai angolban: „Sincerely yours”, vagy „Truly yours”)
• Ha nem ismered a levél címzettjét: „Yours faithfully” (amerikai angolban: „Sincerely yours”, vagy „Truly yours”)

Hasznos szófordulatok, amiket bátran bedobhatsz egy hivatalos levélben

• I am writing to enquire… – Azért írok, hogy érdeklődjem…
• I regret to inform you…– Sajnálattal közlöm, hogy…
• You will be informed of… – Tájékoztatni fogjuk…
• I would like to be informed of…– Szeretném, ha tájékoztatnának…
• I would be happy to attend an interview at your convenience. – Örömmel részt vennék egy meghallgatáson, amikor önnek megfelel.
• Should you require any further information do not hesitate to contact me. – Ha további információra van szüksége, bátran keressen meg.
• I would be grateful if you could… – Hálás lennék, ha tudna…
• I look forward to hearing from you. – Nagyon várom a válaszát.

A hivatalos levél 7 aranyszabálya

I. szabály: ne használj összevont alakokat

Az informális, baráti levéllel ellentétben, itt NEM LEHET összevont alakokat használni (it’s, we’re, didn’t, stb.), csak rendesen külön írva: DO NOT, IT IS stb.

II. szabály: mindig nagybetűvel kezdd a leveledet

Triviálisnak tűnik, de mivel a legtöbben elvétik az írásjelszabályt (emlékszel rá, nem teszünk se vesszőt, se felkiáltójelet a megszólítás után), kisbetűvel folytatják a bevezetésben. Ez nem csak akkor igaz, ha „I”-al kezdődik a leveled (mivel az mindig nagy), de minden más esetben is.

III. szabály: ne mutatkozz be a levél elején

Lehet, hogy a magyar fülnek furcsán cseng, de az angol hivatalos levél bevezetésében nem a bemutatkozással, hanem a levél tárgyának megjelölésével kezdünk. Ne árulj zsákbamacskát: egyből közöld, hogy miért, milyen célból írod a levelet. Ez nem udvariatlanság, sőt, az angolszász (írás)kultúra lényegre törő stílusa előtti tisztelgés.

IV. szabály: használj többes számot, ha kell

Ha egy nagyobb vállalat, vagy intézmény nevében írsz hivatalos levelet, akkor ne a saját nevedben írj, hanem használj bátran többes számot. Figyelj arra, hogy a személyes névmást ne váltogasd a levélben.

V. szabály: egyszerűség, célirányosság, tömörség

Nem tudom eléggé hangsúlyozni, hogy mennyire fontos az egyszerű, tömör, célirányos és lényegre törő fogalmazás egy hivatalos levélben. Előre határozd meg, hogy mit akarsz közölni, szedd össze a szükséges információkat, rendezd őket logikai sorrendbe és a létező legegyszerűbben írd le.

Ne hagyd magad eltéríteni az előre meghatározott logikai, ok-okozati láncolattól! Legyen határozott vonalvezetése a levelednek, és brutálisan irts ki minden olyan gondolatot a szövegből, ami összekuszálná a leveledet.

VI. szabály: a stílus maga a hivatalos levél

Fogalmazz egyszerűen, közérthetően, kerüld a nehézkes, többszörösen összetett kifejezéseket, vagy ritka igéket.

Ne használj rövidítéseket, hétköznapi kifejezéseket, vagy szlenget, mert ciki lesz tőle a leveled.

Ne halmozd a mellékneveket, ha azzal csak fölöslegesen „habosítani” akarod a mondandódat, viszont bátran tegyél a szövegbe, ha úgy érzed, hogy anélkül a jelző nélkül kevésbé lenne kifejező a leveled.

VII. szabály: találd el a hangulatot

A hivatalos levél hangulatát 99%-ban a címzetthez fűződő viszonyod adja meg. Ha hivatalos ügyben írsz egy állami szervnek, akkor legyél a létező legformálisabb (és legrövidebb, ha választ is szeretnél kapni a leveledre).

Viszont, ha egy stabil és hosszú múltra visszatekintő üzleti partnerkapcsolatról van szó, akkor lehetsz közvetlenebb és lazább. De ilyen is vigyázz arra, hogy tényekről beszélj, és a levél céljára fókuszálj, mert ez még mindig nem baráti levél.

Ha pedig nem csak hivatalos levelet írni szeretnél megtanulni, hanem angolul beszélni is, akkor próbáld ki 100% beszéd, 0% könyv módszerünket, amivel lépésről-lépésre juttatunk el az aktív, magabiztos és kommunikációképes nyelvtudáshoz:

Felhasznált források:

https://www.5percangol.hu/nyelvvizsga_erettsegi_tananyagok/leveliras_hogyan_irjunk_hivatalos_levelet

http://www.openwingsenglish.hu/angol-leveliras-szabalyai—english-letter

http://angolozom.hu/leckek/angolozom-2-lecke-levelek-es-e-mailek-irasa/

http://24.hu/elet-stilus/2006/03/17/business_letter_zleti_levelezes/